Partneri igény is volt arra, hogy a szállítólevelek 2-3 nap alatt rendelkezésre álljanak, de mivel a sofőrjeink nem járnak be minden nap, ezért néha sokkal hosszabb idő volt, mire tovább tudtuk küldeni a leigazolt szállítólevelet.

Erre persze volt megoldásunk, korábban is használtunk egy külsős alkalmazást a fuvarlevelek befotózására, de hamar rájöttünk, hogy más funkciókra is szükségünk van az eredményes kapcsolattartás végett, ezért saját fejlesztésbe fogtunk.

Így született meg a Ferro-Sped applikáció, amely 100%-ban a saját igényeinkre készült és bármikor tovább bővíthető újabb funkciókkal.

A fuvarprogrammal összekötött, okostelefonokra letölthető app segítségével mára nem csak a 8 napos számlázás tudott megvalósulni, de gyorsabb, gördülékenyebb az ügyintézés és a belső kommunikáció is folyamatos.

Az applikáció elsődleges funkciója természetesen a fuvarlevelek befotózása és beküldése, de emellett van lehetőség különböző egyéb iratok kiküldésére és visszaküldésére is, mint például engedélyek, tájékoztatások, biztosítási iratok. A fuvarszervezők, az irodai dolgozók az asztali gépeken dolgoznak a felületen, míg a sofőrök mindegyike a céges okostelefonjára tudja telepíteni a programot, amellyel tud kommunikálni és dokumentumokat küldeni az irodának és a többi sofőrt is elérheti.

A fuvarok adatait, iratait, engedélyeket már ezen az appon keresztül kapják a sofőrök, és ezen belül is tudnak fotózni. A program a helyes szállítólevél fotók elkészítéséhez is segítséget nyújt a korábbi verzióhoz képest a kivágás lehetőséggel. Ha nem készülnek el a szállítólevél fényképek, akkor a lezáratlan fuvar figyelmeztetés emlékezteti a munkatársakat a fotó elkészítésére. Ezzel a két funkcióval kevesebb a helytelenül elkészített kép és a késve érkezett szállítólevél, így gyorsíthattunk a folyamatokon.

A fő funkció mellett szerettük volna, ha van egy chat is, ahol nem csak az irodai munkatársakkal, de a sofőrök egymással is tudnak üzenetet váltani munkaügyekben. Ez nagy segítséget jelenthet a gyors információbeszerzéshez.

Természetesen a telefonos segítségkérést is támogatjuk, ehhez egy telefonkönyv is helyett kapott az alkalmazásban. Itt mindenki elérhetősége megtalálható, és az új belépőknek még az oktatóanyagok is, hogy egy helyen találjanak meg minden információt, amire a munkája során szüksége lehet.

Itt még nem ér véget a hasznos funkciók sora. A HR osztály is kamatoztatja az app-ot, mert a szabadságokat is itt kérik a sofőrök, és mivel egy rendszeren belül látható, ezért jobban el lehet osztani a szabad napokat, nincsenek ütközések.

A műhely is használja, mert az árukár mellett a baleseteket is jelenthetik az okostelefonjukon. Azonnal küldhetik a fényképes jelentést a káreseményről, hogy a műhely tudjon készülni a javításokkal és a biztosítás intézésével. Nem csak a balestek esetén tudja a sofőr a műhely funkciót használni. Az alkatrész igényt is itt indítják el, hogy aztán a műhelyes kollégák vagy az alkalmazáson belül, vagy telefonon tudjanak egyeztetni velük.

A rendszereinkben teljesen integrált applikáció kiváló összeköttetést jelent a HR, a fuvarszervezés, a díjszabás, a műhely és a sofőr munkatársak között, aminek a visszajelzések alapján ők is örülnek.

A letisztult, egyszerű és értelemszerű kezelőfelület működtetését könnyű megtanulni és mindig kéznél van az okostelefon az adminisztrációhoz vagy segítségkéréshez.

A január óta működő rendszerhez nem csak a mi munkatársaink, de alvállalkozóink is csatlakoztak, és eddig csak pozitív visszajelzéseket kaptunk. Néhány apróbb finomhangolástól eltekintve készen és precízen működik a rendszer, amelyet a jövőben talán újabb funkciókkal egészítünk ki, hogy még hatékonyabbá tegye a belső működésünket.

Az biztos, hogy az eddigi tapasztalatok alapján a gördülékeny munkavégzésnek nem csak a saját kollégáink örülnek mindkét oldalon, de a partnereink is érzékelik, hogy még hatékonyabban megy a munkavégzés, még gyorsabb az adminisztráció, ami nekik is pozitív.